Zakup kasy fiskalnej – i co dalej?
Aby uzyskać zwrot z Urzędu Skarbowego koniecznie trzeba zachować właściwą kolejność działań i składania dokumentów. Firma Contact Service prowadzi pełne doradztwo w tym zakresie oraz pomaga wypełniać konieczne dokumenty.
1. Decyzja – ile kas fiskalnych i jaką kasę wybrać?
Najpierw trzeba rozważyć, ile potrzebujemy kas. Jeśli działamy w pojedynkę, to pewnie jedna kasa wystarczy. Warto jednak się zastanowić:, co zrobimy, jeśli ta nasza jedyna kasa się popsuje? Firma stoi, albo działamy „na lewo”. Zapasowa kasa eliminuje przestoje. Dobry serwis kas fiskalnych może kasę naprawić w jeden dzień - chyba, że mamy wyjątkowego pecha i wystąpi awaria modułu fiskalnego. Wtedy dochodzi konieczność dokonania odczytu zawartości pamięci fiskalnej co jest czynnością dość czaso i praco chłonną, a naprawa musi być wykonana przez serwis fabryczny czy importera, to musi trwać. Dlatego jeśli tylko środki pozwolą zalecamy zakup od razu co najmniej dwóch kas.
2. Poinformowanie Urzędu Skarbowego o kasie fiskalnej
Należy poinformować własny Urząd Skarbowy, że planujemy rozpocząć rejestrację sprzedaży za pomocą kasy lub drukarki fiskalnej. Oczywiście podajemy datę i liczbę kas. Trzeba to zrobić przed fiskalizacją i rozpoczęciem używania kasy. Jeśli tego nie zrobimy we właściwym czasie, zwrotu nie będzie!
3. Zakup kas lub drukarek fiskalnych
Kupujemy kasy lub drukarki zgodnie z naszym wyborem.
4. Tryb szkoleniowy - nauka obsługi kasy fiskalnej
Kupiliśmy już kasę, więc warto się nauczyć, jak jej używać. Na razie pracuje ona w trybie szkoleniowym. Najpierw trzeba do niej wpisać towary i usługi, jakie będziemy sprzedawać. Jedne kasy programuje się łatwiej, inne trudniej. Większość kas ma możliwość podłączenia do komputera i wówczas programowanie kasy fiskalnej przebiega łatwiej. Potem podczas sprzedaży do tych określonych towarów czy usług można docierać za pomocą zdefiniowanych klawiszy, kodów skróconych lub kodów paskowych. To, co zaprogramujemy, będzie pojawiać się na paragonie. Ustawa VAT mówi, że towar czy usługa ma być tak opisana, aby sprzedający nawet po kilku latach na podstawie paragonu mógł jednoznacznie określić, co sprzedano. W przypadku drukarki fiskalnej trzeba tylko nauczyć się obsługi właściwego programu komputerowego.
5. Fiskalizacja kasy
W dniu, który zadeklarowaliśmy w Urzędzie Skarbowym jako rozpoczęcie ewidencjonowania naszego obrotu za pomocą kasy fiskalnej, serwisant musi dokonać „fiskalizacji kasy”!!! W przyszłości tylko on będzie miał prawo ją naprawiać! Jest to proces nieodwracalny! Nasz NIP jest wpisywany do modułu fiskalnego. Pozostałe dane, na przykład adres, będzie można w przyszłości zmieniać, ale nie NIP! Kasa będzie drukować te dane na początku każdego paragonu. Procedura fiskalizacji różni się od siebie zależnie od tego czy dotyczy kasy z kopią elektroniczną czy też kasy z kopią ON LINE.
W przypadku kas lub drukarek z kopią elektroniczną fiskalizacja trwa około pół godziny natomiast fiskalizacja urządzenia z kopią OnLINE może trwać znacznie dłużej z powodu konieczności czekania na zwrotne potwierdzenie z repozytorium.
To jeszcze nie wszystko. Serwisant informuje poprzez system komputerowy producenta lub importera kasy o fiskalizacji i wypisuje specjalne zgłoszenie serwisu, a my zgłoszenie podatnika o miejscu instalacji kasy. Dokumenty te muszą być dostarczone do urzędu skarbowego w ciągu 7 dni. Wypisywana jest także „Książka kasy”. Tego dokumentu nie wolno zgubić. Musi być zawsze tam, gdzie jest kasa. Zawiera między innymi informację, komu wolno zerwać plomby i naprawiać kasę. O zmianie serwisanta poinformowany być musi producent lub importer oraz urząd Skarbowy co wiąże się z dodatkowym kosztem i kłopotem. Może też dojść do sytuacji, w której z jakiegoś powodu przeniesienie serwisu nie będzie możliwe.
Urząd Skarbowy przypisze nam numer ewidencyjny naszej kasy, który mamy obowiązek w sposób trwały umieścić na kasie, najlepiej napisać na obudowie flamastrem oraz wpisać do „Książki kasy”.
6. Rozpoczęcie pracy na kasie
Kasa jest już uruchomiona i możemy wystawiać paragony. Oczywiście, kasa fiskalna wszystkie te paragony pamięta. Raz na dobę trzeba „kazać jej” zapisać te dane do modułu fiskalnego. Najczęściej nazywa się to „zamknięciem doby”. Kasa drukuje wtedy raport dobowy. Każdy moduł ma określoną pojemność, co określa, ile razy można to zrobić w okresie całego użytkowania kasy. Najczęściej, gdyby to robić codziennie (a nie każdy pracuje w weekendy) miejsca wystarczy na około pięć lat. Jeśli minie więcej niż 24 godziny od wystawienia pierwszego paragonu, to przy kolejnym kasa się „zbuntuje” i sama zażąda zamknięcia doby. (Ustawa VAT każe jej tak zrobić). Kopie paragonów trzeba archiwizować. Sposób archiwizacji jest zależny od tego jaką mamy kasę. Nasz ustawodawca ma zamiar dążyć do tego, by w przyszłości wszystkie kopie paragonów były archiwizowane systemem OnLINE na niezależnym od kasy serwerze zewnętrznym pod kontrolą Urzędu Skarbowego.
Osoby, które zatrudniają pracowników obsługujących kasy lub drukarki w ich imieniu mają obowiązek przed rozpoczęciem ewidencji obrotu za pomocą kasy fiskalnej dopilnować podpisania przez pracownika specjalnego oświadczenia, że jest on świadomy zasad używania kasy oraz konsekwencji ich nie przestrzegania. Oświadczenie o zapoznaniu się z zasadami prowadzenia ewidencji.
7. Uzyskaj zwrot za kasę fiskalną
Po fiskalizacji naszych kas możemy złożyć wniosek do Urzędu Skarbowego o zwrot za zakupione kasy albo samemu odliczyć odpowiednią kwotę z naliczonego VAT’u. Jednak zniżka ta obowiązuje tylko w przypadku pierwszego zakupu (fiskalizacji), a od pierwszego Maja 2019r została dodatkowo ograniczona tylko do zakupu kas OnLine. Jednocześnie jednak osoby, które z powodu wejścia w obowiązek stosowania kasy OnLINE muszą wymienić posiadane urządzenia fiskalne zyskały prawo do ponownego zwrotu, tak jak by kupowały kasy po raz pierwszy.
Obowiązki posiadacza kasy fiskalnej
Raz na dwa lata wpisany w książkę serwisant danej kasy musi ją skontrolować i dokonać odpowiedniego wpisu. Tego musi pilnować właściciel kasy! Jeśli ktoś jest płatnikiem VAT-u, musi drukować raporty dobowe oraz raport miesięczny i rozliczać się z fiskusem. Jeżeli komuś wystawiliśmy paragon, a on chce dostać także fakturę, to wręczając mu oryginał faktury, do naszej kopii musimy dopiąć oryginał paragonu.
Jest oczywiste, że wszystkie transakcje muszą być rejestrowane na kasie lub drukarce rejestrującej. Sprawne działanie urządzenia fiskalnego jest w interesie jego właściciela. Wszelkie problemy z kasą / drukarką muszą być natychmiastowo zgłaszane do serwisu, a o ile nastąpiła awaria modułu fiskalnego także do Urzędu Skarbowego. Kopie paragonów, raportów dobowych oraz miesięcznych muszą być przechowywane przez pięć lat.