Niektórzy mówią, że książki kasy fiskalnej są ważniejsze od samej kasy. Często przy kontroli urzędnik bardziej się interesuje tą książką i nawet nie pyta, gdzie jest kasa fiskalna Gdańsk czy nie Gdańsk, wszędzie jest podobnie. Książka Kasy czy Książka Kasy Rejestrującej to coś w rodzaju metryki i pamiętnika kasy.
Każdy producent jest zobowiązany do dołączenia takiej książki, także każda kasa fiskalna online, czy nie, ma książkę. Kiedyś były one formatu A4, nieporęczne niewygodne. Obecnie występują w różnych rozmiarach, szatach graficznych i są wygodniejsze w przechowywaniu. Obowiązkiem podatnika, czyli najczęściej właściciela kasy fiskalnej, jest przechowywanie tej książki w miejscu eksploatacji kasy fiskalnej.
Co zawiera Książka Kasy Fiskalnej?
Przede wszystkim zawiera dane producenta lub importera kasy, jej numer fabryczny, model, daty itp. No, ale to by się zmieściło na jednej kartce. Sercem każdej kasy fiskalnej jest moduł fiskalny czyli miejsce gdzie podczas fiskalizacji są na stałe wpisywane dane właściciela. Tam też w trwały sposób zapamiętywane są codzienne utargi kasy. Oczywiście numer modułu jest wpisany do tej książki i drukowany na każdym paragonie. To nie wszystko! W zasadzie każdy podzespół kasy ma swój numer. Mechanizm drukujący, wyświetlacz, klawiatura, zasilacz, płyta główna i tak dalej - wszystko jest wpisane do tej książki.
Co jeszcze musi być wpisane do Książki Kasy Fiskalnej?
Sprzedający kasę ma również obowiązek świadczenia usług serwisowych. Poza danymi kupującego musi tam wpisać swoje dane, a zwłaszcza dane serwisanta, który w przyszłości będzie miał prawo zerwać plomby i naprawiać kasę. Chociaż i tak nie wszystkie plomby wolno mu zerwać. Działania dotyczące, na przykład modułu fiskalnego, są zarezerwowane dla serwisu fabrycznego. Nasza firma nie tylko sprzedaje kasy fiskalne Gdańsk i okolice, ale jesteśmy również serwisem fabrycznym ELZAB. Po zarejestrowaniu kasy w Urzędzie Skarbowym, nadaje on jej swój numer. Obowiązkiem właściciela jest wpisanie go w odpowiednim miejscu w książce i na kasie fiskalnej. Kiedyś trzeba było na ten numer dosyć długo czekać, więc podatnicy zapominali go wpisywać. Kontrolerom się to nie podobało. Dzisiaj idzie to sprawniej, a w przypadku, gdy jest to kasa fiskalna online Gdańsk czy nie Gdańsk, nie ma to znaczenia, bo serwisant, który fiskalizuje tę kasę musi być online i jest podłączony do repozytorium Urzędu Skarbowego, więc dostaje nadany numer podczas tej procedury. Tylko trzeba, aby sprawdzić czy wpisał go do książki, bo on nie ma obowiązku, aby to zrobić.
Co jeszcze będzie wpisane do książki?
W przypadku awarii kasy fiskalnej oczywiście najpierw trzeba się skontaktować z serwisantem wpisanym do książki. Dlatego warto mieć tę książkę pod ręką. Często wystarczy rozmowa i okazuje się, że coś zostało zrobione nie tak i problem można szybko rozwiązać. W przypadku, gdy serwisant umówi się na wizytę, a książka kasy znajduje się gdzieś dalej, warto ją ściągnąć na miejsce. Po zerwaniu plomby, wymianie wadliwego elementu i ponownym zaplombowaniu kasy, serwisant będzie musiał dokonać wpisu do książki. Jeżeli sam nie będzie w stanie poradzić sobie z naprawą, wówczas tę kasę razem z przynależną do niej książką musi dostarczyć do serwisu fabrycznego. Oczywiście serwis fabryczny także dokonuje swojego wpisu.
Jaki wpis do Książki Kasy Fiskalnej najbardziej interesuje kontrolujących?
Jak wiadomo ustawodawcy zależy, aby kasy fiskalne funkcjonowały sprawnie, a podatek VAT nie znikał w szarej strefie. Dlatego wprowadzono obowiązek, aby sprzedający kasy fiskalne prowadził serwis i dbał o ich sprawność. Wymyślono też obowiązek przeglądów kas nie rzadziej niż co dwa lata. Są to usługi odpłatne. Z doświadczenia wiemy, że kasy fiskalne trójmiasto w większości na naszym rynku są niezawodne. Trudno więc utrzymać serwisanta tylko z usług polegających na naprawach. Serwisy te głównie żyją z przeglądów. Większość serwisów zaleca przeglądy co rok. Daje to im większą stabilność finansową, a klientom większy margines bezpieczeństwa z powodu zapomnienia. Kasy też można zaprogramować , aby same przypominały o przeglądach. Przegląd roczny najczęściej jest o połowę tańszy od dwuletniego. Na początku podatnicy nie bardzo garnęli się do tych przeglądów. Powstawały zaległości, co powodowało, że przy okazji kontroli można było dostać nie tylko mandat, ale także nakaz zwrotu odliczenia na zakup kasy. Ludzie zastanawiają się, jak się "wyratować" w takiej sytuacji, ale o tym w następnym blogu.
Lech Kowalewski