- Na szczęście dzisiejsze prawo dotyczące kas i drukarek fiskalnych pozwala im „żyć” do „śmierci naturalnej”.
Co to znaczy?
To nie znaczy, do czasu aż się popsuje. Serwis, który jest wpisany do książki tej kasy, może ją naprawiać tak długo, dopóki ma dostęp do części. Zapełnienie modułu fiskalnego jest kresem działania każdej kasy. Moduł fiskalny to taka specjalna pamięć w kasie fiskalnej, do której podczas „zamykania doby” zapisywany jest jeden rekord z informacjami o transakcjach dokonanych na tej kasie od poprzedniej takiej czynności do chwili obecnej. Prawo nie pozwala, aby kasa pracowała dłużej niż dobę bez wykonania raportu dobowego.
Trochę historii
Pierwsze kasy, a potem drukarki fiskalne, były projektowane tak, aby niezawodnie służyły klientom jak najdłużej. Klasycznym tego przykładem była drukarka ELZAB FP600. Była „nie do zdarcia”, a moduł fiskalny był tak duży, że wystarczał nawet na kilkadziesiąt lat. Potem producenci się „wycwanili” i zaczęli produkować moduły fiskalne o bardzo małej pojemności pamięci. W efekcie rząd wprowadził regulację określającą minimalną ilość rekordów pamięci w kasie fiskalnej. Obecnie jest to 1830 raportów dobowych. W rezultacie mniej więcej co 5 lat klienci muszą kupować nową kasę albo wymieniać moduł fiskalny.
Wymiana modułu fiskalnego
Kosztuje mniej niż nowa kasa więc może się opłacać, jeśli kasa nie jest „dobita”. Nie może jednak tego zrobić zwykły serwisant kasy – tylko serwis fabryczny! Urząd Skarbowy też bierze w tym udział. Procedura jest podobna do wyrejestrowywania kasy. Trzeba wydrukować całą zawartość likwidowanego modułu fiskalnego. Po wymianie modułu trzeba ponownie kasę sfiskalizować i dane przesłać do Urzędu. Przy kasach online dzieje się to automatycznie.
Co zmieni się od pierwszego stycznia 2024 r.?
Koniec z kasami z kopią elektroniczną. Urząd Skarbowy zawsze chciał znać każdą transakcję dokonaną na kasie czy drukarce fiskalnej. Na początku były to papierowe kopie paragonów. Był też obowiązek przechowywania tych dokumentów przez pięć lat. Dla małego sklepu to nie problem,ale dla wielkopowierzchniowych supermarketów oznaczało to magazynowanie ton papieru. Na dodatek trzeba było się w tym połapać, a kontrola czasami szukała konkretnej transakcji. Tego typu kasy powoli znikają. Znaleźć je można jeszcze w takich firmach, gdzie paragony wystawia się bardzo rzadko.
Następny etap to kasy z kopią elektroniczną, gdzie drukarka lub kasa fiskalna jest wyposażona w kartę pamięci uSD(specjalnie formatowaną), na którą zapisywana jest kopia każdego wystawionego paragonu fiskalnego. W sytuacji, gdy pamięć uSD się zapełni, serwisant wymienia kartę na następną, a poprzednią oddaje właścicielowi kasy. Z najnowszym typem kas już tego problemu nie ma, bo kasy online łączą się z repozytorium (serwerami fiskusa) i przesyłają wszystko przez Internet, wobec czego niczego nie trzeba u siebie przechowywać. Jeżeli chwilowo kasa nie ma dostępu do Internetu, to cierpliwie czeka i wysyła wszystkie zaległe paragony przy pierwszej okazji. Jeżeli za długo będziemy ignorować komunikaty kasy, że brak Internetu, tow końcu się zbuntuje i przestanie wystawiać paragony.
Co to znaczy koniec z kasami z kopią elektroniczną po 31 grudnia 2023 r.?
Jak ktoś posiada nową nie sfiskalizowaną kasę z kopią elektroniczną, to już jej nie zarejestruje w swoim Urzędzie Skarbowym. Ta informacja jest istotna także dla tych wszystkich właścicieli kas z kopią elektroniczną, w których moduły fiskalne są prawie pełne. Wymiana modułów fiskalnych będzie możliwa tylko do końca 2023 roku! A koniec roku to okres świąteczny, więc może się okazać, że na ostatnią chwilę nie da się w fabryce zamówić i otrzymać na czas odpowiedniego modułu fiskalnego.
Podsumowanie
Jeżeli masz kasę z kopią elektroniczną, to sprawdź, ile jeszcze pozostało w niej pamięci fiskalnej i nie czekaj z ewentualną wymianą do końca grudnia, bo może się okazać, że do końca roku wymiany wykonać się po prostu nie da. Może zabraknąć modułów albo mocy przerobowych w serwisie fabrycznym, a po pierwszym stycznia 2024 r. wymiana modułu będzie niemożliwa.
Dobra wiadomość (luty 2024)
Okazuje się, że złagodzono trochę przepisy. Obecnie można jeszcze wymienić moduł fiskalny w kasie z kopią elektroniczną jeśli ona nie zmieni właściciela - czyli będzie ten sam NIP.